これでもう困らない！応募時のマナー《電話編》
応募後、電話での対応から選考は始まっています。
ここでは、意外と多くの人がわかっていない、電話でのマナーを紹介します。
逆に言うと、この電話で好印象を与えることができれば、採用率がぐんと高まります。
※通常、応募後、応募先の塾から電話・メールが来ます。
ここでは、折り返し電話をするときの手順について示していきます。
電話をかける前にチェック
- 質問・用件をまとめる
- メモ用紙・ペンを用意
- かける場所に注意
→周囲の騒音が激しい場所は避け、静かな場所からかけましょう。
携帯電話からかける場合は、電波が不安定な地下等も避けたほうが無難です。
電源が切れそうな場合も注意が必要です。
電話の会話例
はい、A塾です。
塾講師ステーションから御社の求人に応募いたしました塾太郎と申します。
採用担当の○様はいらっしゃいますか？
はい、私が担当の○です。
はじめまして！先ほどは授業中のため、電話に出られず申し訳ございませんでした。折り返し差し上げたのですが、今お時間よろしいでしょうか？
はい、お電話ありがとうございます。面接の日時の件でお電話さしあげたのですが、来週の水曜日の午後４時はいかがでしょうか？
申し訳ありませんが、来週の水曜日は伺うことが出来ません。来週でしたら、水曜日と金曜日以外の１６時以降であればいつでも伺えます。
そうですか。それでは、木曜日の１８時はいかがですか？
大丈夫です。
では、来週の△月□日１８時、Ａ塾の受付にお越し下さい。持ち物は履歴書、筆記用具です。当日はスーツ着用でお願いします。
はい、わかりました。それでは△月□日１８時、そちらへ伺います。
はい、では当日お待ちしております。
宜しくお願い致します。ありがとうございました。では、失礼致します。
電話応対時のチェックポイント
- 第一声は元気に。もう選考は始まっています。
- まずは必ず自分の名前を言いましょう。
- 塾は、色々な求人サイトを利用しています。どこから応募したのかを言うことで話がスムーズに進みます。
- 電話に出なかったことについて簡単にお詫びをしておきましょう。
- 授業中や接客中の場合があります。「今お時間よろしいでしょうか？」と先方の都合を必ず確認しましょう。
- 都合がつかないときは、はっきり自分の都合を伝えましょう。
- それ以外の自分に合う日程を提案すると、話がスムーズに進みます。（したがって、自分の向こう1週間～2週間のスケジュールを事前確認しておくことが必要です）
- 復唱をして、必ず間違っていないか確認しましょう。
- 締めの言葉でお礼を言いましょう。
会話例から見る電話対応のポイント
- この例はあくまで一例であるので、そのときの状況で臨機応変に対応していくこと。
- 変な敬語・口語を使わないように注意！
- 何より第一印象が大切なので、声は大きく、元気にハキハキと話そう！
こんなときどうしたらいいの？
ＣＡＳＥ１：留守電が残っていたとき
電話できる状況になったら、なるべく早めにかけ直します。
その際、まずは「先程は電話に出れず申し訳ありませんでした」「折り返しの連絡が遅くなってしまい申し訳ありません」等、一言添えましょう。
ＣＡＳＥ２：電話がかかってきたが、周囲が騒がしい・移動中のとき
まず今電話できない状況だということを伝え、「後程折り返しお電話致します」と伝えましょう。
すぐに折り返せない場合は、「何時頃にかければよいか」「後日あらためるべきか」を確認し、かけ直しましょう。
ＣＡＳＥ３：折り返し電話したら、担当者が不在だったとき
対応していただいている方に、
1.担当者のお名前
2.連絡先「いまおかけしている番号でよろしいですか？」
3.かけ直すべき時間帯「いつおかけ直しすればよろしいですか？」
を確認して、再度かけ直します。
担当者でなくてもきちんと名乗り、伝言は残してもらいましょう。
ＣＡＳＥ４：担当者の名前が聞き取れなかったとき
誤って聞いたままにするほうが失礼です。
「失礼ですが、もう一度お名前を確認させていただけますか？」
「こちらからまたご連絡する場合、どなた宛てにお電話差し上げればよろしいですか？」
と丁寧に聞きましょう。
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